Ordenar y filtrar datos en Excel

Ordenar y filtrar datos en Excel

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.

Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.

La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.

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En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de número:

Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de

Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia abajo.

Filtrar por segmentación de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra tabla:

Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el botón que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentación de datos correspondiente.

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De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja de utilizar la segmentación de datos es que tendemos una ayuda visual para conocer rápidamente  los filtros que están siendo aplicados a la tabla. Para eliminar los paneles de segmentación de datos debes hacer clic sobre su borde y pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.