BASE DE DATOS EN EXCEL
BASE DE DATOS EN EXCEL
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.
Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.
CAMBIAR CONSULTAV POR BUSCARV Para la gente que se sintió molesta por el cambio de nombre de funciones en Excel 2.010 (el más notorio fue el de CONSULTAV, pero hubo muchas más) ya no tienen que preocuparse más. Por suerte la gente de Microsoft tomó nota y ahora nos permite volver a los nombres de funciones anteriores. Si usas Excel 2010 simplemente debes instalar el nuevo Servicie Pack 2 para Excel 2010 y podrás volver a tener los nombres de funciones de siempre. Para que te hagas una idea de todas las que vuelven a su nombre original:
BDEXTRAER (FUNCIÓN BDEXTRAER)
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función BDEXTRAER en Microsoft Excel.
Descripción
Extrae un único valor de una columna de una lista o una base de datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDEXTRAER (base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDEXTRAER tiene los siguientes argumentos:
Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la
lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios Obligatorios. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna.
Observaciones
Si ningún registro cumple los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error # ¡VALOR!
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error # ¡NUM!
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como Coincidir Ingresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
BDMAX (FUNCIÓN BDMAX)
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función BDMAX en Microsoft Excel.
Descripción
Devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDMAX (base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDMAX tiene los siguientes argumentos:
Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios Obligatorios. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna.
Observaciones
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como Coincidir Ingresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no lo coloque debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, se incluirá en la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
MIN (FUNCIÓN MIN)
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función MIN en Microsoft Excel.
Descripción
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN (número1, [número2],...)
La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes argumentos:
Número1, número2... Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.
Observaciones
Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan errores.
Si desea incluir valores lógicos y representaciones de texto de los números en una referencia como parte del cálculo, use la función MINA.
Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado
Cuando se especifican datos en formularios en bases de datos de escritorio de Access, puede resultar más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista en lugar de recordar el valor que se debe escribir. Una lista de opciones también permite asegurarse de que el valor especificado en un campo es el apropiado. Un control de lista puede conectarse con datos existentes o puede mostrar valores fijos que se especifican cuando se crea el control. Continúe leyendo para obtener más información sobre los controles de lista disponibles para los formularios de Access y sobre cómo crearlos y personalizarlos.
¿Qué desea hacer?
Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista
Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado con un asistente
Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario
Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente
Modificar una lista de valores mientras hay un formulario abierto en la vista Formulario
Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado
Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista
Access proporciona dos controles de lista para los formularios: el cuadro de lista y el cuadro combinado.
Cuadro de lista El control de cuadro de lista muestra una lista de valores u opciones. El cuadro de lista contiene filas de datos y, generalmente, se cambia el tamaño para que varias filas queden visibles en todo momento.
Las filas pueden tener una o varias columnas, que pueden aparecen con o sin encabezados. Si la lista contiene más filas que las que se pueden mostrar en el control, Access incluye una barra de desplazamiento en el control. El usuario está limitado a las opciones que se dan en el cuadro de lista. No es posible escribir ningún valor allí.
Cuadro combinado El control de cuadro combinado ofrece una forma más compacta de presentar una lista de opciones. La lista permanece oculta hasta que se hace clic en la flecha desplegable. Además, un cuadro combinado le permite especificar un valor que no figura en la lista. De esta forma, el control de cuadro combinado combina las funciones de un cuadro de texto y un cuadro de lista.
1. Haga clic en la flecha para ver la lista desplegable.
2. Haga clic en una opción de la lista desplegable.
Los cuadros de lista y los cuadros combinados pueden ser controles enlazados o sin enlazar. Estos controles pueden buscar valores en una lista fija que usted mismo escribe o puede buscar valores en una tabla o consulta. Para crear un cuadro combinado o un cuadro de lista dependiente que busque valores en una tabla o una consulta, asegúrese de que el formulario esté basado en un origen de registros que incluya un campo de clave externa o un Campo de búsqueda. Esto permite crear las relaciones necesarias para vincular los datos del cuadro de lista o del cuadro combinado con los datos del formulario.
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.
Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.
CAMBIAR CONSULTAV POR BUSCARV Para la gente que se sintió molesta por el cambio de nombre de funciones en Excel 2.010 (el más notorio fue el de CONSULTAV, pero hubo muchas más) ya no tienen que preocuparse más. Por suerte la gente de Microsoft tomó nota y ahora nos permite volver a los nombres de funciones anteriores. Si usas Excel 2010 simplemente debes instalar el nuevo Servicie Pack 2 para Excel 2010 y podrás volver a tener los nombres de funciones de siempre. Para que te hagas una idea de todas las que vuelven a su nombre original:
BDEXTRAER (FUNCIÓN BDEXTRAER)
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función BDEXTRAER en Microsoft Excel.
Descripción
Extrae un único valor de una columna de una lista o una base de datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDEXTRAER (base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDEXTRAER tiene los siguientes argumentos:
Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la
lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios Obligatorios. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna.
Observaciones
Si ningún registro cumple los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error # ¡VALOR!
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error # ¡NUM!
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como Coincidir Ingresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
BDMAX (FUNCIÓN BDMAX)
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función BDMAX en Microsoft Excel.
Descripción
Devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDMAX (base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDMAX tiene los siguientes argumentos:
Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios Obligatorios. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna.
Observaciones
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como Coincidir Ingresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no lo coloque debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, se incluirá en la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
MIN (FUNCIÓN MIN)
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función MIN en Microsoft Excel.
Descripción
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN (número1, [número2],...)
La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes argumentos:
Número1, número2... Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.
Observaciones
Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan errores.
Si desea incluir valores lógicos y representaciones de texto de los números en una referencia como parte del cálculo, use la función MINA.
Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado
Cuando se especifican datos en formularios en bases de datos de escritorio de Access, puede resultar más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista en lugar de recordar el valor que se debe escribir. Una lista de opciones también permite asegurarse de que el valor especificado en un campo es el apropiado. Un control de lista puede conectarse con datos existentes o puede mostrar valores fijos que se especifican cuando se crea el control. Continúe leyendo para obtener más información sobre los controles de lista disponibles para los formularios de Access y sobre cómo crearlos y personalizarlos.
¿Qué desea hacer?
Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista
Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado con un asistente
Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario
Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente
Modificar una lista de valores mientras hay un formulario abierto en la vista Formulario
Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado
Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista
Access proporciona dos controles de lista para los formularios: el cuadro de lista y el cuadro combinado.
Cuadro de lista El control de cuadro de lista muestra una lista de valores u opciones. El cuadro de lista contiene filas de datos y, generalmente, se cambia el tamaño para que varias filas queden visibles en todo momento.
Las filas pueden tener una o varias columnas, que pueden aparecen con o sin encabezados. Si la lista contiene más filas que las que se pueden mostrar en el control, Access incluye una barra de desplazamiento en el control. El usuario está limitado a las opciones que se dan en el cuadro de lista. No es posible escribir ningún valor allí.Cuadro combinado El control de cuadro combinado ofrece una forma más compacta de presentar una lista de opciones. La lista permanece oculta hasta que se hace clic en la flecha desplegable. Además, un cuadro combinado le permite especificar un valor que no figura en la lista. De esta forma, el control de cuadro combinado combina las funciones de un cuadro de texto y un cuadro de lista.
1. Haga clic en la flecha para ver la lista desplegable.
2. Haga clic en una opción de la lista desplegable.
Los cuadros de lista y los cuadros combinados pueden ser controles enlazados o sin enlazar. Estos controles pueden buscar valores en una lista fija que usted mismo escribe o puede buscar valores en una tabla o consulta. Para crear un cuadro combinado o un cuadro de lista dependiente que busque valores en una tabla o una consulta, asegúrese de que el formulario esté basado en un origen de registros que incluya un campo de clave externa o un Campo de búsqueda. Esto permite crear las relaciones necesarias para vincular los datos del cuadro de lista o del cuadro combinado con los datos del formulario.
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